京都大学図書館機構

0. はじめに

• オンライン購入依頼サービスとは、予算責任者等に該当する教職員、または前記教職員から依頼代行の承認を受けた教職員を対象に、KULINEから図書館/室に対して図書の購入を依頼することができるサービスです。
• ユーザ名・パスワードによる個人認証をもって、予算責任者等による押印に相当するとみなすため、従来の購入依頼書をあらためて提出していただく必要はありません。
• 予算責任者等の教職員から依頼代行の承認を受けた教職員については、「オンライン購入依頼利用申請書」の提出にあたり予算責任者等による確認が必要です。詳細は「1.利用するための手続き」をご覧ください。
• 個々の購入依頼の記録の保存方法については、使用する予算を取り扱う図書館/室の運用に従ってください。
• 申し込みが済んだら、必ずログアウトしてください。ログアウトし忘れると、他人があなたに”なりすまし”て、あなたの個人情報を盗み見れたり、購入依頼をすることができたりしてしまいます。
• 学生からの購入希望はこのサービスには含まれません。 従来通りの図書購入方法や学生希望図書リクエストを利用してください。

1. 利用するための手続き

オンライン購入依頼サービスを利用するには、下記の条件を満たしている必要があります。

1. 購入依頼したい資料が図書である
2. 発注担当館がオンライン購入依頼サービスを提供している図書館/室である
3. 予算責任者等、またはその依頼代行の承認を受けた教職員に該当する
4. 使用予算等を記入した「オンライン購入依頼利用申請書」を提出している

2. 申込開始

オンラインでの申込には、次の3通りの開始方法があります。

それぞれの申込手順は次のとおりです。

3.ログイン

この画面は表示されないことがあります。その場合は、気にせず、次の4へ進みます

• ECS-IDまたはSPS-IDとパスワードを入力して、[Login]をクリックします。
  • SPS-ID：教職員グループウェア用ID　(例)taro123kyodai
• ログインを取りやめる場合は、この画面を閉じてください。
• ログインできない場合は、京都大学図書館機構情報資源管理部会 オンライン購入依頼サービス担当へお問合せください。

4.依頼情報入力

4.1. 資料情報の入力

• KULINEの検索結果から申込(申込方法A,B)では、資料情報は自動入力されます。
• 書誌典拠は必須項目です。蔵書検索結果からの流用の場合は「KULINE」、他大学検索結果からの流用の場合は「NACSIS-CAT」と自動入力されます。空欄の場合は、購入依頼したい資料を見つけたウェブサイトやカタログの名前を入力してください。
• 自分で書誌情報を全て入力する申込(申込方法C)の場合は「 タイトル+ISBN」または「 タイトル+著者+出版者」を必ず入力してください。
• 判明している情報はできる限り詳しく、正確に記入してください。どうしても判らない項目には「不明」と記入してください。資料情報が不明確な場合は、購入に時間がかかったり、購入できないことがあります。

4.2. 依頼者情報の入力

• メールアドレスと連絡先を選択または記入してください。
• ここで選択・入力したメールアドレス宛に購入依頼受付完了メールが送信されます(1時間に1回の頻度で複数の依頼をまとめて送信)。
• 購入図書が到着したときや、図書館/室が依頼について利用者に問い合わせするときも、この連絡先を使います。
• 受信するメールのサイズに合わせて「通常メール」または「携帯メール」を選択してください。
• 「E-mail」や「連絡先」には図書館に登録されている電話番号や過去にMyKULINEで申込した際に追加したメールアドレスが表示されています。プルダウンメニューから選択してください。
• 「E-mail」や「連絡先」に希望するメールアドレスや電話番号がない場合は、それぞれ「E-mailの変更」や「上記以外の連絡先」に入力してください。ただし、ここで新しい連絡先を入力しても、図書館に登録されている連絡先は変更されません。

4.3. 予算情報の選択

使用予算

• 「予算選択」をクリックすると予算条件選択の画面が開きます。一覧から今回の購入依頼で使用する予算を選択してください。一覧に使用したい予算部署と予算科目の組み合わせがない場合は、その予算を管理する図書館/室(発注担当館)までお問い合わせください。
  
• 発注累計額や検収累計額に表示される金額は財務会計システムの情報とは連動していません。あくまで図書館システムのデータを基に算出した金額のため、図書以外の物品等を購入されている場合は、財務会計システムも合わせてご確認ください。
• 検収累計額は、経理担当への発注データの受け渡しを行った後で財務会計システム側に反映されます。
• プロジェクト単位の予算情報は図書館システムで管理していませんので、財務会計システム等でご確認ください。

プロジェクト

• 使用する予算のプロジェクトがある場合は、プルダウンメニューからコードを選択してください。ここに選択したいコードがないときは、何も選択せずに、「4.5. 通信欄」の「依頼者からのコメント」に入力してください。

使用期間

• 購入依頼する図書の使用期間が1年以上に及ぶ場合は「資産」を、1年未満の場合は「費用」を選択してください。どちらか不明な場合は、その予算を管理する図書館/室(発注担当館)までお問い合わせください。

4.4. 依頼情報の入力

発注担当館

• 発注担当館とは、4.3. で選択した予算を管理する図書館/室のことです。プルダウンメニューから選択してください。選択肢に該当する図書館/室がない場合、その予算を管理する図書館/室までお問い合わせください。

4.5. 通信欄の入力

• 4.3. のプルダウンメニューに使用したいプロジェクトコードがないときは、ここに入力してください。
• 発注担当館の図書館/室に何か連絡することがある場合は、ここに入力してください。

4.6. 申し込み

• 最後に[申込]をクリックします。

5.依頼内容確認

• 「依頼内容確認」が表示されたら、依頼内容を確認して、間違いがなければ、[決定]をクリックします。
  • 間違いがあれば、[入力画面に戻る]をクリックして、依頼内容を入力し直してください。
  • 申込を取りやめる場合は、必ずログアウトしてください。
• ここで[決定]をクリックすると、公費での支払義務が発生します。
  • 依頼完了後は依頼を取り消せませんので、ご注意ください。
  • やむを得ない理由で変更や取消をする場合は、発注担当館(使用する予算を扱う図書館/室)までご連絡ください。

6. 依頼完了

• 「依頼完了通知」が表示されたら、申込完了です。
  • 確認メールが、4.依頼情報入力の4.2.依頼者情報の入力で選択または記入したメールアドレス宛に届きます。
  • また、MyKULINEで進捗状況等を確認できるようになります。
• 依頼内容を印刷して控えをとる場合は[印刷]をクリックします。
• オンライン購入依頼を終了する場合は[終了する]をクリックします。
• 続けて同じ図書を依頼をする場合は[続けて依頼する]をクリックしてください。
• 別の書誌を依頼する場合は[終了する]をクリックして、書誌を再検索してください。
• 申し込みが済んだら、必ずログアウトしてください。ログアウトし忘れると、他人があなたに”なりすまし”て、あなたの個人情報を盗み見れたり、コピーの取り寄せ等を申し込めたりできてしまいます。
• 図書の受け渡し準備ができましたら、メール等でお知らせしますので、速やかにお受け取りください。

7. 進捗状況等の確認

7.1. 購入依頼一覧

• 書誌事項をクリックすると、依頼内容の詳細を確認することができます。
• チェックボックスにチェックを入れて、画面下部のボタンをクリックすると、依頼の取消、一覧からの削除または文献管理ツールへのダウンロードができます。

7.2. 購入依頼詳細

• 画面下部のボタンをクリックすると、表示している依頼の取消または文献管理ツールへのダウンロードができます。
• 過去に購入依頼したデータを使って、再度購入依頼することもできます。

7.3. 注意事項

• 依頼完了後は依頼を取り消せません。
• 依頼一覧から削除できるのは、状態が「謝絶」「取消」「発注済」「到着済」のときに限ります。
• 依頼一覧から削除すると、元に戻せません。

7.5. 状態の見方

• 発注準備中：申込を受け付けました。この状態の間は一覧から依頼を取り消すことができません。
• 発注済：図書を書店等に発注しました。
• 到着済：書店等から図書が納品され、検収しました。図書の受取は図書館/室からの連絡後になります。
• 取消：利用者からの連絡等によって、購入依頼を取り消しました。
• 謝絶：品切れによる入手不可等の理由によって、購入依頼をキャンセルしました。

8.うまく申込できないとき

ログインできないとき、うまく申し込みが行えないときは、下記 情報資源管理部会 オンライン購入依頼サービス担当へ、お問合せください。その際、次のことをお知らせください。

• あなたの所属部局・氏名
• トラブルの発生した時間帯またはいつから使えないか
• 表示された画面・エラーメッセージ
• 申込内容
  • 書誌事項
  • ISBN
  • 予算部署・予算科目
  • プロジェクトコード
  • 管理区分 (資産・費用)